Người dùng & phân quyền

Khi cửa hàng có nhiều người cùng làm — người nhập kho, người xử lý đơn, người viết bài — bạn không nên đưa chung một tài khoản cho tất cả. Bài này hướng dẫn bạn tạo tài khoản riêng cho từng nhân viên và gán vai trò để mỗi người chỉ thấy và làm được đúng phần việc của họ. Nhờ vậy bạn kiểm soát được ai làm gì, và khi ai đó nghỉ thì chỉ cần khoá tài khoản của người đó.

Người dùng, vai trò và quyền là gì

• Người dùng là một tài khoản đăng nhập — mỗi nhân viên một tài khoản riêng (email + mật khẩu).
• Quyền là từng hành động cụ thể, ví dụ: xem sản phẩm, thêm/sửa sản phẩm, nhập kho, xem đơn hàng, viết bài, chỉnh cấu hình cửa hàng.
• Vai trò là một nhóm quyền được gom sẵn (ví dụ vai trò "Nhân viên kho"). Bạn gán vai trò cho nhân viên, và họ nhận đúng những quyền trong vai trò đó.

Bạn — chủ cửa hàng — đã có sẵn toàn quyền và không cần cấu hình gì thêm. Nhân viên thì ngược lại: một vai trò mới tạo ra chưa có quyền gì cả, cho tới khi bạn tự tay tick các quyền cho nó. Đây là điều quan trọng nhất cần nhớ: nếu nhân viên đăng nhập mà thấy menu trống, gần như chắc chắn là vai trò của họ chưa được cấp quyền.

Trang Người dùng — mời nhân viên

Trang Người dùng liệt kê mọi tài khoản đang truy cập cửa hàng. Bạn thêm nhân viên bằng cách mời qua email — hệ thống không đặt sẵn mật khẩu cho họ, mà gửi một liên kết để chính nhân viên tự đặt mật khẩu lần đầu:

1. 1Nên tạo trước vai trò cho nhân viên (xem phần dưới), để lúc mời có sẵn vai trò mà chọn.
2. 2Vào trang Người dùng, bấm Thêm người dùng / Mời nhân viên.
3. 3Nhập email, họ tên của nhân viên và chọn vai trò phù hợp cho họ.
4. 4Bấm lưu. Tài khoản hiện ở trạng thái chờ (pending) và hệ thống gửi email lời mời tới nhân viên.
5. 5Nhân viên mở email, bấm liên kết, đặt mật khẩu — sau đó tài khoản chuyển sang hoạt động và họ đăng nhập được.

Vai trò & phân quyền

Trang Vai trò là nơi bạn tạo các nhóm quyền và tick chính xác từng quyền cho mỗi nhóm. Ví dụ vai trò "Nhân viên kho" chỉ cần quyền về sản phẩm và kho; vai trò "Trực đơn" chỉ cần quyền về đơn hàng. Nhờ chia vai trò, mỗi người vào chỉ thấy đúng phần việc của mình.

1. 1Vào trang Vai trò, bấm Thêm vai trò, đặt tên gợi nhớ (ví dụ "Nhân viên kho", "Trực đơn").
2. 2Mở vai trò vừa tạo, tick các quyền bạn muốn cấp theo từng khu vực (sản phẩm, kho, đơn hàng, bài viết, cấu hình...).
3. 3Lưu lại. Sau đó gán vai trò này cho nhân viên ở trang Người dùng (khi mời mới, hoặc mở tài khoản đã có để đổi vai trò).